PowerAutomateでメールの添付ファイルを自動保存

メールの添付ファイルについてこんな悩みはありませんか？

• 毎月定期的にメールで送られる請求書等をサーバーに保管している
  • 資料の保管漏れが起きている
  • 取引先が多く、サーバーに置く手間が多い
• しかもこれからもっと電子の請求書が増える見込み
• 保管しなかった場合場合、ファイルをメールの中から探すのが大変

今回はそんな悩みを解決するメールに添付されたファイルを自動保存するPowerAutomateの作り方を紹介します。

これを作成すれば、自動で取引先毎に日別で資料を保管することが可能もです！

是非参考にしてみてくださいね😊

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1.PowerAutomateの概要

今回作成するPowerAutomateのイメージは以下の通りです。

取引先から送られたメールに添付されているファイルをSharepointの所定の場所に保管するようなイメージです。

Sharepoint内には取引先毎のフォルダのを作成し、検索時に迷いが発生しない作りにすると良いと思います。

Sharepointが用意できない場合は、個人のOneDriveでも大丈夫です。

2.PowerAutomate作成方法

2-1.フローの作成

PowerAutomate画面を開き、「新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。

フロー名を記入し「新しいメールが届いたとき」を選択して作成をクリックします。

2-2.メールの設定

「詳細オプションを表示」をクリックし、詳細の条件を設定します。

主に設定する項目は以下のとおりです。

• フォルダー：受信トレイの所定の場所を指定します。
• 差出人：取引先のメールアドレスを指定します。
• 添付ファイルを含める：「はい」にします。
• 件名フィルター：もしいつも同じ定型文でメールが送られてくるようならば設定するのがオススメです。

筆者の個人的な意見ですが、ここで細かく条件設定するよりもOutlookのルールで「この条件に当てはまるものはA社の受信フォルダーに入るようにする」といった設定をするのがオススメです。

理由としてはOutlookのルールの方が細かく条件を設定できるためです。

2-3.ファイルの作成（Sharepoint）

設定が完了したら「＋」をクリックし、Sharepointの「ファイルの作成」で検索をかけて該当のアクションを選択します。

選択後、自動的に「Apply to each」にくくられますが、特に気にする必要画はありません。

※「Apply to each」は繰り返しを指します。

「ファイルの作成」をクリックし、下記の設定を行います。

• サイトアドレス：ファイルを保管するSharepointサイトを指定します。
• フォルダーのパス：Sharepointサイト内の保管フォルダーを指定します。
• ファイル名：メールの受信日時を設定すると、いつ届いたファイルなのか判断しやすくなるので設定するのがオススメです。また、ファイル名は拡張子まで設定しないと拡張子なしのファイルが作成されてしまうので、ご注意ください。
• ファイルコンテンツ：メールの添付ファイルを指定します。

2-4.ファイルの作成（OneDrive）

共有サーバーとしてSharepointを利用していない場合、保存先はSharepointではなくOneDriveでも同じようにファイルの保管ができます。

「＋」をクリックし、OneDriveの「ファイルの作成」で検索をかけて該当のアクションを選択します。

下記の設定を行います。

2-5.テスト

PowerAutomateが完成したのでテストを実施し、問題なく動作するか検証してみましょう！

実際に動かすとこのようなファイルが自動的に作成されます。

3.まとめ

今回はメールに添付されたファイルをSharepointやOneDriveに自動保存するPowerAutomateの作成方法を紹介しました。

取引先毎に保管先のフォルダを分けたい場合、本PowerAutomateは取引先分作成する必要があります。

作成するのが面倒に感じるかもしれませんが、作成してしまえばあとは自動的にファイルを保管してくれるので、作成して損はないかなと思います。

またPowerAutomateにはコピー機能もありますので、上手く活用していただければと思います😊

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